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Outlook für Windows einrichten: E-Mail per IMAP, Kalender & Kontakte per CalDav Synchronizer
Microsoft Outlook für Windows verbindet sich mit nextxch über IMAP (Empfang) und SMTP (Versand). Das gilt für das klassische Outlook (Microsoft 365 Apps, Outlook 2016 bis 2024) und für das neue Outlook für Windows. Im klassischen Outlook synchronisiert das kostenlose Open-Source-Add-in CalDav Synchronizer zusätzlich Kalender, Kontakte und Aufgaben über CalDAV und CardDAV. Diese Seite enthält die exakten Serverwerte und erklärt offen, warum der Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows nicht funktioniert.
Benutzername ist immer die vollständige E-Mail-Adresse. Ist für das Konto die Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) aktiv, lehnen IMAP, SMTP und CalDAV/CardDAV das normale Passwort ab: Lege im Webmail unter Einstellungen -> 2FA, Passkeys & Passwort -> Geräte- & App-Passwörter ein eigenes App-Passwort für Outlook an und trage es überall ein, wo Outlook oder CalDav Synchronizer nach dem Kennwort fragen. Wird ein Notebook ausgemustert, widerrufst du nur dieses eine App-Passwort.
Serverwerte für Outlook (Classic und neues Outlook)
Hostname ist der Servername deiner nextxch-Installation, z. B. mail.firma.de. Für Postfächer auf mail.nextxch.com trägst du mail.nextxch.com ein.
Kontotyp: IMAP (nicht "Exchange", nicht "Exchange 2013 oder früher")
E-Mail-Adresse: anna.weber@firma.de
Benutzername: anna.weber@firma.de (immer die vollständige Adresse)
Kennwort: Kontopasswort, bei aktiver 2FA ein App-Passwort
Posteingang (IMAP): mail.firma.de Port 993 Verschlüsselung: SSL/TLS
Postausgang (SMTP): mail.firma.de Port 465 Verschlüsselung: SSL/TLS
oder alternativ: mail.firma.de Port 587 Verschlüsselung: STARTTLS
SMTP-Authentifizierung: erforderlich, gleiche Anmeldedaten wie Posteingang
Gesicherte Kennwortauthentifizierung (SPA): aus
Gehostete Postfächer: mail.nextxch.com statt mail.firma.de1. Classic Outlook: IMAP-Konto einrichten
Zeigt autodiscover.<deine-domain> auf den Server, schlägt Outlook die IMAP-Werte oft selbst vor, weil nextxch Autodiscover mit den IMAP- und SMTP-Einstellungen beantwortet. Sonst richtest du das Konto in wenigen Schritten manuell ein.
1. Datei -> Konto hinzufügen -> E-Mail-Adresse eingeben
2. "Erweiterte Optionen" aufklappen -> "Ich möchte mein Konto manuell einrichten" -> Verbinden
3. Kontotyp "IMAP" wählen
4. Eingehende E-Mail: Server mail.firma.de · Port 993 · Verschlüsselung SSL/TLS
Ausgehende E-Mail: Server mail.firma.de · Port 465 · Verschlüsselung SSL/TLS
(oder Port 587 · Verschlüsselung STARTTLS)
"Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA)" NICHT aktivieren
5. Kennwort bzw. App-Passwort eingeben -> Verbinden -> Fertig
Nachträglich ändern: Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> Konto wählen -> Reparieren / Ändern2. Neues Outlook für Windows: IMAP-Konto hinzufügen
Wichtig für die Datenhoheit: Das neue Outlook synchronisiert Konten anderer Anbieter nach Angaben von Microsoft über die Microsoft Cloud. Zugangsdaten und eine Kopie der Postfachinhalte werden dabei auf Microsoft-Servern verarbeitet. Wer das vermeiden möchte, nutzt das klassische Outlook, Thunderbird oder das nextxch-Webmail.
1. Einstellungen (Zahnrad) -> Konten -> E-Mail-Konten -> Konto hinzufügen
2. E-Mail-Adresse eingeben -> Weiter
3. Als Anbieter "IMAP" wählen und die erweiterten Einstellungen einblenden
4. IMAP-Eingangsserver: mail.firma.de · Port 993 · SSL/TLS
SMTP-Ausgangsserver: mail.firma.de · Port 465 · SSL/TLS (oder 587 · STARTTLS)
Benutzername: vollständige E-Mail-Adresse (für IMAP und SMTP)
Kennwort: Kontopasswort oder App-Passwort (bei 2FA)
5. Weiter -> Synchronisierung mit der Microsoft Cloud bestätigen -> Fertig
Kalender und Kontakte: im neuen Outlook für IMAP-Konten nicht verfügbar3. Kalender, Kontakte & Aufgaben in Classic Outlook mit CalDav Synchronizer
CalDav Synchronizer ist ein kostenloses Open-Source-Add-in (AGPL) für das klassische Outlook für Windows, erhältlich unter caldavsynchronizer.org. Es ist ein unabhängiges Projekt; nextxch steht in keiner Verbindung dazu. Für Kalender, Kontakte und Aufgaben legst du je ein Synchronisationsprofil an.
1. CalDav Synchronizer installieren und Outlook neu starten
2. Menüband "CalDav Synchronizer" -> "Synchronization Profiles" -> "+" (Profil hinzufügen)
3. Profiltyp "Generic CalDAV/CardDAV" wählen
4. Outlook-Ordner wählen, z. B. "Kalender (Nur dieser Computer)" des IMAP-Kontos
oder einen neuen, leeren Ordner
5. DAV URL eintragen:
Kalender: https://mail.firma.de/dav/calendars/anna.weber@firma.de/default/
Kontakte: https://mail.firma.de/dav/addressbooks/anna.weber@firma.de/default/
Aufgaben: https://mail.firma.de/dav/calendars/anna.weber@firma.de/tasks/
Automatische Erkennung: https://mail.firma.de/.well-known/caldav
https://mail.firma.de/.well-known/carddav
6. Username: anna.weber@firma.de
Password: Kontopasswort oder App-Passwort (bei 2FA)
Email address: anna.weber@firma.de
7. "Test or discover settings" -> Verbindung und Ressource bestätigen
8. Synchronization mode: "Outlook <-> Server (Two-Way)" · Intervall z. B. 5 Minuten
9. Mit OK speichern; Schritte 2 bis 8 für Kontakte und Aufgaben wiederholen4. Warum die Option "Exchange" in Outlook für Windows nicht funktioniert
Outlook für Windows verbindet Konten vom Typ Exchange über MAPI over HTTP, ein proprietäres Microsoft-Protokoll, das nextxch nicht implementiert. Exchange ActiveSync, das nextxch unterstützt, verwendet Outlook für Windows für eigene Server nicht. Das neue Outlook für Windows unterstützt Exchange-Konten nur über Microsoft-Dienste und keine Server anderer Anbieter. Schlägt die Einrichtung als Exchange-Konto fehl, liegt also kein Fehler am Server vor: Für Outlook für Windows ist IMAP plus CalDav Synchronizer der vorgesehene Weg. Alle anderen verbreiteten Clients synchronisieren E-Mail, Kalender und Kontakte vollständig, wie die Übersicht zeigt.
Client E-Mail Kalender, Kontakte & Aufgaben
---------------------------------- ---------------------- ---------------------------------------
Outlook für Windows (Classic) IMAP + SMTP CalDav Synchronizer (CalDAV/CardDAV)
Outlook für Windows (neu) IMAP + SMTP nicht verfügbar, Webmail nutzen
Outlook für iOS und Android Exchange ActiveSync Exchange ActiveSync
iPhone und iPad ActiveSync oder IMAP ActiveSync oder CalDAV/CardDAV
Android (Gmail, Samsung, DAVx5) ActiveSync oder IMAP ActiveSync oder CalDAV/CardDAV (DAVx5)
macOS (Mail, Kalender, Kontakte) IMAP + SMTP CalDAV/CardDAV
Thunderbird (Windows/macOS/Linux) IMAP + SMTP CalDAV/CardDAV (integriert)
Browser Webmail /mail/ Webmail /mail/
Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows: nicht unterstützt (erfordert MAPI over HTTP)
iPhone, iPad und macOS: Einrichtungsprofil per QR-Code oder Link, siehe Kapitel 09Einstellungen, Standardwerte & Best Practices
| Einstellung / Ort | Funktion | Standardwert | Best Practice im Betrieb |
|---|---|---|---|
Posteingang: IMAP, Port 993, SSL/TLS |
Empfang, Ordner und Gelesen-Status über IMAPS mit TLS ab dem ersten Byte. Sonderordner (Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam) meldet der Server per IMAP SPECIAL-USE. | 993 · SSL/TLS |
Port 993 mit SSL/TLS verwenden. Port 143 mit STARTTLS ist nur ein optionaler Fallback und muss in der Firewall eigens freigegeben sein. |
Postausgang: SMTP, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS) |
Versand authentifizierter Benutzer. Port 465 verschlüsselt sofort (implizites TLS), Port 587 startet unverschlüsselt und wechselt per STARTTLS vor der Anmeldung auf TLS. | 465 · SSL/TLS |
In Outlook "Postausgangsserver erfordert Authentifizierung" aktivieren und dieselben Anmeldedaten wie für den Posteingang verwenden. Port 25 ist nur für Server-zu-Server-Zustellung gedacht. |
Benutzername & App-Passwort (2FA) |
Alle Client-Protokolle melden sich mit der vollständigen E-Mail-Adresse an. Bei aktiver 2FA wird das normale Passwort für IMAP, SMTP und DAV abgewiesen. | E-Mail-Adresse |
Pro Gerät und Programm ein eigenes App-Passwort anlegen (Webmail -> Einstellungen -> 2FA, Passkeys & Passwort), damit du einzelne Zugänge gezielt widerrufen kannst. |
CalDAV-Kalender: /dav/calendars/<adresse>/default/ |
Standardkalender des Postfachs für CalDav Synchronizer und andere CalDAV-Clients (VEVENT, inkl. Einladungen und Serien). | https://<host>/dav/calendars/<adresse>/default/ |
Mit dem Button "Test or discover settings" in CalDav Synchronizer prüfen; alternativ reicht https://<host>/.well-known/caldav als Startpunkt für die automatische Erkennung. |
CardDAV-Kontakte: /dav/addressbooks/<adresse>/default/ |
Standard-Adressbuch des Postfachs (vCard 3.0/4.0) für CalDav Synchronizer, Thunderbird, macOS und DAVx5. | https://<host>/dav/addressbooks/<adresse>/default/ |
Einen eigenen Outlook-Kontakteordner für die Synchronisation verwenden, damit lokale Kontakte anderer Konten nicht vermischt werden. Discovery: https://<host>/.well-known/carddav. |
CalDAV-Aufgaben: /dav/calendars/<adresse>/tasks/ |
Aufgabenliste (VTODO) des Postfachs, dieselben Aufgaben wie im Webmail und auf dem Smartphone. | https://<host>/dav/calendars/<adresse>/tasks/ |
In CalDav Synchronizer ein drittes Profil anlegen und als Outlook-Ordner den Aufgabenordner wählen. |
Neues Outlook für Windows |
Unterstützt nextxch nur als IMAP-Konto für E-Mail. CalDAV, CardDAV und COM-Add-ins wie CalDav Synchronizer stehen im neuen Outlook nicht zur Verfügung. | IMAP · nur E-Mail |
Wer Kalender und Kontakte in Outlook braucht, nutzt das klassische Outlook mit CalDav Synchronizer oder das nextxch-Webmail (/mail/). |
Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows |
Outlook für Windows verbindet Konten vom Typ Exchange über MAPI over HTTP; das neue Outlook bindet Exchange-Konten nur über Microsoft-Dienste an. nextxch implementiert MAPI nicht. | Nicht unterstützt |
Immer IMAP wählen. Eine fehlschlagende Exchange-Einrichtung ist kein Konfigurationsfehler des Servers. |