Capítulo 12 Clientes, groupware & CLI Admin: #pUsers

Configurar Outlook para Windows: correo mediante IMAP, calendario & contactos mediante CalDav Synchronizer

Microsoft Outlook para Windows se conecta a nextxch mediante IMAP (entrante) y SMTP (saliente). Esto se aplica al Outlook clásico (Microsoft 365 Apps, Outlook 2016 a 2024) y al nuevo Outlook para Windows. En el Outlook clásico, el complemento gratuito de código abierto CalDav Synchronizer sincroniza además calendarios, contactos y tareas mediante CalDAV y CardDAV. Esta página enumera la configuración exacta del servidor y explica de forma sencilla por qué el tipo de cuenta "Exchange" no funciona en Outlook para Windows.

Consejo operativo y nota de arquitectura

El nombre de usuario es siempre la dirección de correo completa. Si el inicio de sesión en dos pasos (2FA) está activado para la cuenta, IMAP, SMTP y CalDAV/CardDAV rechazan la contraseña normal: en el Webmail, abra Configuración -> 2FA, llaves de acceso & contraseña -> Contraseñas de dispositivos & aplicaciones, cree una contraseña de aplicación dedicada para Outlook e introdúzcala dondequiera que Outlook o CalDav Synchronizer soliciten una contraseña. Cuando se retire un portátil, solo tiene que revocar esa contraseña de aplicación.

Configuración del servidor para Outlook (Outlook clásico y nuevo Outlook)

El nombre de host es el nombre del servidor de su instalación de nextxch, por ejemplo mail.company.com. Para buzones alojados en mail.nextxch.com, introduzca mail.nextxch.com.

Referencia / configuración

Account type:           IMAP   (not "Exchange", not "Exchange 2013 or earlier")
Email address:          anna.weber@company.com
User name:              anna.weber@company.com   (always the full address)
Password:               account password, App Password if 2FA is enabled

Incoming (IMAP):        mail.company.com   Port 993   Encryption: SSL/TLS
Outgoing (SMTP):        mail.company.com   Port 465   Encryption: SSL/TLS
  or alternatively:     mail.company.com   Port 587   Encryption: STARTTLS
SMTP authentication:    required, same credentials as incoming
Secure Password Authentication (SPA): off

Hosted mailboxes:       mail.nextxch.com instead of mail.company.com

1. Outlook clásico: configurar una cuenta IMAP

Si autodiscover.<your-domain> apunta al servidor, Outlook suele proponer por sí mismo la configuración IMAP, porque nextxch responde a Autodiscover con la configuración de IMAP y SMTP. De lo contrario, configure la cuenta manualmente en unos pocos pasos.

Referencia / configuración

1. File -> Add Account -> enter the email address
2. Expand "Advanced options" -> "Let me set up my account manually" -> Connect
3. Choose account type "IMAP"
4. Incoming mail:  server mail.company.com · port 993 · encryption SSL/TLS
   Outgoing mail:  server mail.company.com · port 465 · encryption SSL/TLS
                   (or port 587 · encryption STARTTLS)
   Do NOT enable "Require logon using Secure Password Authentication (SPA)"
5. Enter the password or App Password -> Connect -> Done

Change later: File -> Account Settings -> Account Settings -> select account -> Repair / Change

2. Nuevo Outlook para Windows: añadir una cuenta IMAP

Importante para la soberanía de los datos: según Microsoft, el nuevo Outlook sincroniza las cuentas de otros proveedores a través de la nube de Microsoft. Las credenciales y una copia del contenido del buzón se procesan en servidores de Microsoft. Si desea evitarlo, utilice el Outlook clásico, Thunderbird o el Webmail de nextxch.

Referencia / configuración

1. Settings (gear) -> Accounts -> Email accounts -> Add account
2. Enter the email address -> Continue
3. Choose "IMAP" as the provider and show the advanced settings
4. IMAP incoming server:  mail.company.com · port 993 · SSL/TLS
   SMTP outgoing server:  mail.company.com · port 465 · SSL/TLS (or 587 · STARTTLS)
   User name:             full email address (for IMAP and SMTP)
   Password:              account password or App Password (with 2FA)
5. Continue -> confirm sync with the Microsoft Cloud -> Done

Calendar and contacts: not available for IMAP accounts in the new Outlook

3. Calendario, contactos & tareas en Outlook clásico con CalDav Synchronizer

CalDav Synchronizer es un complemento gratuito de código abierto (AGPL) para Outlook clásico para Windows, disponible en caldavsynchronizer.org. Es un proyecto independiente; nextxch no está vinculado a él. Cree un perfil de sincronización para cada uno: calendario, contactos y tareas.

Referencia / configuración

1. Install CalDav Synchronizer and restart Outlook
2. Ribbon "CalDav Synchronizer" -> "Synchronization Profiles" -> "+" (add profile)
3. Choose profile type "Generic CalDAV/CardDAV"
4. Select the Outlook folder, e.g. "Calendar (This computer only)" of the IMAP account
   or a new, empty folder
5. Enter the DAV URL:
     Calendar:  https://mail.company.com/dav/calendars/anna.weber@company.com/default/
     Contacts:  https://mail.company.com/dav/addressbooks/anna.weber@company.com/default/
     Tasks:     https://mail.company.com/dav/calendars/anna.weber@company.com/tasks/
   Discovery: https://mail.company.com/.well-known/caldav
              https://mail.company.com/.well-known/carddav
6. Username:      anna.weber@company.com
   Password:      account password or App Password (with 2FA)
   Email address: anna.weber@company.com
7. "Test or discover settings" -> confirm connection and resource
8. Synchronization mode: "Outlook <-> Server (Two-Way)" · interval e.g. 5 minutes
9. Save with OK; repeat steps 2 to 8 for contacts and tasks

4. Outlook para Windows como cuenta de Exchange (MAPI over HTTP)

Outlook para Windows conecta las cuentas de tipo Exchange mediante MAPI over HTTP. nextxch lo admite desde la versión 1.4: Outlook configura la cuenta mediante Autodiscover y sincroniza correo, calendario, contactos, tareas y la libreta de direcciones sin complementos. Apple Mail, Calendario y Contactos, así como Outlook para Mac, usan EWS. El nuevo Outlook para Windows solo conecta cuentas de Exchange a través de los servicios de Microsoft; allí sigue siendo IMAP.

Referencia / configuración

Client                              Mail                    Calendar, contacts & tasks
----------------------------------  ----------------------  ---------------------------------------
Outlook for Windows (classic)       Exchange (MAPI/HTTP)    Exchange (MAPI/HTTP)
Outlook for Windows (new)           IMAP + SMTP             not available, use Webmail
Outlook for iOS and Android         Exchange ActiveSync     Exchange ActiveSync
iPhone and iPad                     ActiveSync or IMAP      ActiveSync or CalDAV/CardDAV
Android (Gmail, Samsung, DAVx5)     ActiveSync or IMAP      ActiveSync or CalDAV/CardDAV (DAVx5)
macOS (Mail, Calendar, Contacts)    Exchange (EWS) or IMAP  Exchange (EWS) or CalDAV/CardDAV
Thunderbird (Windows/macOS/Linux)   IMAP + SMTP             CalDAV/CardDAV (built in)
Browser                             Webmail /mail/          Webmail /mail/

"Exchange" account type in Outlook for Windows: supported (MAPI over HTTP, setup via Autodiscover)
iPhone, iPad and macOS: setup profile via QR code or link, see chapter 10

Configuración, valores predeterminados y buenas prácticas

Ajuste / ubicación	Descripción	Valor predeterminado	Buena práctica de producción
`Posteingang: IMAP, Port 993, SSL/TLS`	Correo, carpetas y estado de lectura mediante IMAPS con TLS desde el primer byte. El servidor anuncia las carpetas especiales (Enviados, Borradores, Papelera, Spam) mediante IMAP SPECIAL-USE.	`993 · SSL/TLS`	Use el puerto 993 con SSL/TLS. El puerto 143 con STARTTLS es solo una alternativa opcional y debe abrirse por separado en el firewall.
`Postausgang: SMTP, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS)`	Envío para usuarios autenticados. El puerto 465 cifra de inmediato (TLS implícito); el puerto 587 comienza en texto plano y pasa a TLS mediante STARTTLS antes de la autenticación.	`465 · SSL/TLS`	En Outlook, active "Mi servidor de salida requiere autenticación" y utilice las mismas credenciales que para el correo entrante. El puerto 25 es solo para la entrega entre servidores.
`Benutzername & App-Passwort (2FA)`	Todos los protocolos de cliente inician sesión con la dirección de correo completa. Con 2FA activada, la contraseña normal se rechaza para IMAP, SMTP y DAV.	`E-Mail-Adresse`	Cree una contraseña de aplicación independiente por dispositivo y programa (Webmail -> Configuración -> 2FA, llaves de acceso & contraseña) para poder revocar accesos individuales de forma selectiva.
`CalDAV-Kalender: /dav/calendars/<adresse>/default/`	Calendario predeterminado del buzón para CalDav Synchronizer y otros clientes CalDAV (VEVENT, incluidas invitaciones y series periódicas).	`https://<host>/dav/calendars/<adresse>/default/`	Verifique con el botón "Test or discover settings" de CalDav Synchronizer; como alternativa, basta con https://<host>/.well-known/caldav como punto de partida para la detección.
`CardDAV-Kontakte: /dav/addressbooks/<adresse>/default/`	Libreta de direcciones predeterminada del buzón (vCard 3.0/4.0) para CalDav Synchronizer, Thunderbird, macOS y DAVx5.	`https://<host>/dav/addressbooks/<adresse>/default/`	Utilice una carpeta de contactos de Outlook dedicada para la sincronización, de modo que no se mezclen los contactos locales de otras cuentas. Detección: https://<host>/.well-known/carddav.
`CalDAV-Aufgaben: /dav/calendars/<adresse>/tasks/`	Lista de tareas (VTODO) del buzón: las mismas tareas que en el Webmail y en el teléfono.	`https://<host>/dav/calendars/<adresse>/tasks/`	Cree un tercer perfil en CalDav Synchronizer y seleccione la carpeta de tareas de Outlook.
`Neues Outlook für Windows`	Admite nextxch solo como cuenta IMAP para el correo. CalDAV, CardDAV y los complementos COM como CalDav Synchronizer no están disponibles en el nuevo Outlook.	`IMAP · nur E-Mail`	Si necesita calendarios y contactos en Outlook, utilice Outlook clásico con CalDav Synchronizer o nextxch Webmail (/mail/).
`Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows`	Outlook para Windows (clásico, Microsoft 365, de 2016 a 2024) conecta las cuentas de tipo Exchange mediante MAPI over HTTP. nextxch lo admite: el correo, el calendario, los contactos, las tareas, la libreta de direcciones y el envío funcionan sin complemento. El nuevo Outlook conecta las cuentas de Exchange solo a través de servicios de Microsoft.	`Unterstützt (MAPI over HTTP)`	Añada la cuenta con su dirección de correo; Outlook encuentra la configuración mediante Autodiscover. autodiscover.<your-domain> debe apuntar al servidor y MAPI debe estar habilitado para el dominio.