Capítulo 12 Clientes, groupware & CLI Admin: #pUsers

Configurar o Outlook para Windows: e-mail via IMAP, calendário & contatos via CalDav Synchronizer

O Microsoft Outlook para Windows se conecta ao nextxch via IMAP (entrada) e SMTP (saída). Isso vale para o Outlook clássico (Microsoft 365 Apps, Outlook 2016 a 2024) e para o novo Outlook para Windows. No Outlook clássico, o suplemento gratuito de código aberto CalDav Synchronizer também sincroniza calendários, contatos e tarefas via CalDAV e CardDAV. Esta página lista as configurações exatas do servidor e explica de forma clara por que o tipo de conta "Exchange" não funciona no Outlook para Windows.

Dica operacional & nota de arquitetura

O nome de usuário é sempre o endereço de e-mail completo. Se a entrada com dois fatores (2FA) estiver ativada para a conta, IMAP, SMTP e CalDAV/CardDAV rejeitam a senha normal: no Webmail, abra Configurações -> 2FA, chaves de acesso & senha -> Senhas de dispositivo & app, crie uma senha de app dedicada para o Outlook e insira-a sempre que o Outlook ou o CalDav Synchronizer pedir uma senha. Quando um laptop é desativado, você revoga apenas essa senha de app.

Configurações do servidor para o Outlook (clássico e novo Outlook)

O hostname é o nome do servidor da sua instalação do nextxch, por exemplo mail.company.com. Para caixas de correio hospedadas em mail.nextxch.com, informe mail.nextxch.com.

Referência / configuração

Account type:           IMAP   (not "Exchange", not "Exchange 2013 or earlier")
Email address:          anna.weber@company.com
User name:              anna.weber@company.com   (always the full address)
Password:               account password, App Password if 2FA is enabled

Incoming (IMAP):        mail.company.com   Port 993   Encryption: SSL/TLS
Outgoing (SMTP):        mail.company.com   Port 465   Encryption: SSL/TLS
  or alternatively:     mail.company.com   Port 587   Encryption: STARTTLS
SMTP authentication:    required, same credentials as incoming
Secure Password Authentication (SPA): off

Hosted mailboxes:       mail.nextxch.com instead of mail.company.com

1. Outlook clássico: configurar uma conta IMAP

Se autodiscover.<your-domain> apontar para o servidor, o Outlook muitas vezes propõe as configurações IMAP sozinho, porque o nextxch responde ao Autodiscover com as configurações IMAP e SMTP. Caso contrário, configure a conta manualmente em poucos passos.

Referência / configuração

1. File -> Add Account -> enter the email address
2. Expand "Advanced options" -> "Let me set up my account manually" -> Connect
3. Choose account type "IMAP"
4. Incoming mail:  server mail.company.com · port 993 · encryption SSL/TLS
   Outgoing mail:  server mail.company.com · port 465 · encryption SSL/TLS
                   (or port 587 · encryption STARTTLS)
   Do NOT enable "Require logon using Secure Password Authentication (SPA)"
5. Enter the password or App Password -> Connect -> Done

Change later: File -> Account Settings -> Account Settings -> select account -> Repair / Change

2. Novo Outlook para Windows: adicionar uma conta IMAP

Importante para a soberania de dados: segundo a Microsoft, o novo Outlook sincroniza contas de outros provedores pela Microsoft Cloud. As credenciais e uma cópia do conteúdo da caixa de correio são processadas em servidores da Microsoft. Se quiser evitar isso, use o Outlook clássico, o Thunderbird ou o Webmail do nextxch.

Referência / configuração

1. Settings (gear) -> Accounts -> Email accounts -> Add account
2. Enter the email address -> Continue
3. Choose "IMAP" as the provider and show the advanced settings
4. IMAP incoming server:  mail.company.com · port 993 · SSL/TLS
   SMTP outgoing server:  mail.company.com · port 465 · SSL/TLS (or 587 · STARTTLS)
   User name:             full email address (for IMAP and SMTP)
   Password:              account password or App Password (with 2FA)
5. Continue -> confirm sync with the Microsoft Cloud -> Done

Calendar and contacts: not available for IMAP accounts in the new Outlook

3. Calendário, contatos & tarefas no Outlook clássico com o CalDav Synchronizer

O CalDav Synchronizer é um add-in gratuito de código aberto (AGPL) para o Outlook clássico para Windows, disponível em caldavsynchronizer.org. É um projeto independente; o nextxch não tem vínculo com ele. Crie um perfil de sincronização para calendário, contatos e tarefas, respectivamente.

Referência / configuração

1. Install CalDav Synchronizer and restart Outlook
2. Ribbon "CalDav Synchronizer" -> "Synchronization Profiles" -> "+" (add profile)
3. Choose profile type "Generic CalDAV/CardDAV"
4. Select the Outlook folder, e.g. "Calendar (This computer only)" of the IMAP account
   or a new, empty folder
5. Enter the DAV URL:
     Calendar:  https://mail.company.com/dav/calendars/anna.weber@company.com/default/
     Contacts:  https://mail.company.com/dav/addressbooks/anna.weber@company.com/default/
     Tasks:     https://mail.company.com/dav/calendars/anna.weber@company.com/tasks/
   Discovery: https://mail.company.com/.well-known/caldav
              https://mail.company.com/.well-known/carddav
6. Username:      anna.weber@company.com
   Password:      account password or App Password (with 2FA)
   Email address: anna.weber@company.com
7. "Test or discover settings" -> confirm connection and resource
8. Synchronization mode: "Outlook <-> Server (Two-Way)" · interval e.g. 5 minutes
9. Save with OK; repeat steps 2 to 8 for contacts and tasks

4. Outlook para Windows como conta Exchange (MAPI over HTTP)

O Outlook para Windows conecta contas do tipo Exchange via MAPI over HTTP. O nextxch suporta isso desde a versão 1.4: o Outlook configura a conta via Autodiscover e sincroniza e-mail, calendário, contatos, tarefas e o catálogo de endereços sem suplemento. Apple Mail, Calendário e Contatos e o Outlook para Mac usam EWS. O novo Outlook para Windows conecta contas Exchange apenas por meio de serviços da Microsoft; ali continua sendo IMAP.

Referência / configuração

Client                              Mail                    Calendar, contacts & tasks
----------------------------------  ----------------------  ---------------------------------------
Outlook for Windows (classic)       Exchange (MAPI/HTTP)    Exchange (MAPI/HTTP)
Outlook for Windows (new)           IMAP + SMTP             not available, use Webmail
Outlook for iOS and Android         Exchange ActiveSync     Exchange ActiveSync
iPhone and iPad                     ActiveSync or IMAP      ActiveSync or CalDAV/CardDAV
Android (Gmail, Samsung, DAVx5)     ActiveSync or IMAP      ActiveSync or CalDAV/CardDAV (DAVx5)
macOS (Mail, Calendar, Contacts)    Exchange (EWS) or IMAP  Exchange (EWS) or CalDAV/CardDAV
Thunderbird (Windows/macOS/Linux)   IMAP + SMTP             CalDAV/CardDAV (built in)
Browser                             Webmail /mail/          Webmail /mail/

"Exchange" account type in Outlook for Windows: supported (MAPI over HTTP, setup via Autodiscover)
iPhone, iPad and macOS: setup profile via QR code or link, see chapter 10

Configurações, valores padrão e boas práticas

Configuração / local	Descrição	Valor padrão	Boa prática para produção
`Posteingang: IMAP, Port 993, SSL/TLS`	E-mails, pastas e status de leitura via IMAPS com TLS desde o primeiro byte. As pastas especiais (Enviados, Rascunhos, Lixeira, Spam) são anunciadas pelo servidor via IMAP SPECIAL-USE.	`993 · SSL/TLS`	Use a porta 993 com SSL/TLS. A porta 143 com STARTTLS é apenas um fallback opcional e precisa ser aberta separadamente no firewall.
`Postausgang: SMTP, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS)`	Envio para usuários autenticados. A porta 465 criptografa imediatamente (TLS implícito); a porta 587 começa em texto simples e passa para TLS via STARTTLS antes da autenticação.	`465 · SSL/TLS`	No Outlook, ative "Meu servidor de saída (SMTP) requer autenticação" e use as mesmas credenciais do e-mail de entrada. A porta 25 é apenas para entrega entre servidores.
`Benutzername & App-Passwort (2FA)`	Todos os protocolos de cliente fazem login com o endereço de e-mail completo. Com 2FA ativado, a senha normal é rejeitada para IMAP, SMTP e DAV.	`E-Mail-Adresse`	Crie uma senha de app separada por dispositivo e programa (Webmail -> Configurações -> 2FA, chaves de acesso & senha) para poder revogar acessos individuais de forma seletiva.
`CalDAV-Kalender: /dav/calendars/<adresse>/default/`	Calendário padrão da caixa de correio para o CalDav Synchronizer e outros clientes CalDAV (VEVENT, incluindo convites e séries recorrentes).	`https://<host>/dav/calendars/<adresse>/default/`	Verifique com o botão "Test or discover settings" no CalDav Synchronizer; alternativamente, https://<host>/.well-known/caldav basta como ponto de partida para a descoberta.
`CardDAV-Kontakte: /dav/addressbooks/<adresse>/default/`	Catálogo de endereços padrão da caixa de correio (vCard 3.0/4.0) para CalDav Synchronizer, Thunderbird, macOS e DAVx5.	`https://<host>/dav/addressbooks/<adresse>/default/`	Use uma pasta de contatos dedicada do Outlook para a sincronização, para que contatos locais de outras contas não sejam misturados. Descoberta: https://<host>/.well-known/carddav.
`CalDAV-Aufgaben: /dav/calendars/<adresse>/tasks/`	Lista de tarefas (VTODO) da caixa de correio, as mesmas tarefas do Webmail e do celular.	`https://<host>/dav/calendars/<adresse>/tasks/`	Crie um terceiro perfil no CalDav Synchronizer e selecione a pasta de tarefas do Outlook.
`Neues Outlook für Windows`	Oferece suporte ao nextxch apenas como conta IMAP para e-mail. CalDAV, CardDAV e suplementos COM, como o CalDav Synchronizer, não estão disponíveis no novo Outlook.	`IMAP · nur E-Mail`	Se você precisa de calendários e contatos no Outlook, use o Outlook clássico com o CalDav Synchronizer ou o nextxch Webmail (/mail/).
`Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows`	O Outlook para Windows (clássico, Microsoft 365, 2016 a 2024) conecta contas do tipo Exchange via MAPI over HTTP. O nextxch oferece suporte a isso: e-mail, calendário, contatos, tarefas, catálogo de endereços e envio funcionam sem add-in. O novo Outlook conecta contas Exchange somente por meio de serviços da Microsoft.	`Unterstützt (MAPI over HTTP)`	Adicione a conta com seu endereço de e-mail; o Outlook encontra as configurações via Autodiscover. autodiscover.<seu-domínio> deve apontar para o servidor e o MAPI deve estar ativado para o domínio.